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Text File  |  1980-01-07  |  16.1 KB  |  399 lines
  1.                     The  documentation of
  2.  
  3.                       ADDRESSMANAGER v2.1
  4.  
  5. Chapters:
  6.  
  7.  
  8. 1)  IMPORTANT!!!
  9.  
  10. 2)  WHAT IS ADDRESSMANAGER
  11.  
  12. 3)  INSTALLATION
  13. 4)  CONFIGURATION
  14. 5)  USING ADDRESSMANAGER
  15.  
  16. 6)  HISTORY
  17. 7)  FUTURE-PLANS
  18.  
  19. 8) CREDITS
  20.  
  21. -------------------------------------------------------------------------------
  22.  
  23. 1) IMPORTANT
  24.  
  25. - AddressManager and the files which  belong to the  program may be copied if
  26.   they are not changed. All  changes  concerning the program, the catalogs or
  27.   the documentation have to be allowed by the author.
  28. - AddressManager may be copied and used freely.
  29.   If you think that AddressManager is a good program and its development
  30.   should be continued, you can send me some money, a small gift, a letter or
  31.   a postcard. In this way you can show me, that there are people using this
  32.   software, and I will be more motivated to keep on developing it. (see also
  33.   CREDITS)
  34. - Commercial  usage or  distribution without a licence from the author is not 
  35.   allowed!
  36. - AddressManager may be distributed on Public-Domain-Disks and through E-Mail 
  37.   if  the program and all files of the  distribution-package are included and
  38.   not changed.
  39. - The program and all files which belong to it were developed and tested very
  40.   carefully, so you should have no problems using them. But anyway:
  41.   THE  AUTHOR CAN NOT BE  MADE  RESPONSIBLE FOR ANY  DAMAGE ON  YOUR SOFT- OR
  42.   HARDWARE CAUSED BY ADDRESSMANAGER AND THE FILES COMING ALONG WITH IT.
  43.  
  44. -----------------------------------------------------------------------------
  45.  
  46. 2) WHAT IS ADDRESSMANAGER
  47.  
  48. AddressManager is an utillity which makes it easier to you to  master all the
  49. information you have  about your friends, familly, business partners or pets.
  50. It is not a professional Data-Banking-System, but it has a lot of advantages
  51. if you just want to manage names, telephone numbers etc. of some people:
  52. - AddressManager is very easy to use.You can learn all the functions in a few
  53.   minutes.
  54. - AddressManager needs WB 2.0 or higher, therefore:
  55.   - it uses things like AppIcons and AppWindows
  56.   - if you own WB 2.1 or higher you can use it in English or German language
  57.   - it looks quite good
  58. - AddressManager is PD. You can copy and use it freely.
  59.   If you want to "reward" me for my work and increase my motivation to keep
  60.   on developing this software, you can send me something nice (letters, 
  61.   postcards, money, gifts etc.). (see also CREDITS)
  62.  
  63. -----------------------------------------------------------------------------
  64.  
  65. 3) INSTALLATION
  66.  
  67. To use AddressManager you need an AMIGA with Kickstart/WB 2.0 or better.
  68. AddressManager is rather  compact, so you will have no problems using it with
  69. only one floppy, but a second one or a harddisk are of course also useful.
  70.  
  71. If you have the Reqtools.library in your system,it will be used automatically
  72. unless you force AM not to use it (see also CONFIGURATION).
  73.  
  74. If you own the INSTALLER you can use one of the scripts you can find in the 
  75. INSTALL-Directory. It will do all the work for you.
  76.  
  77.  
  78. WB 2.0-installation:
  79.  
  80. Just copy the AddressManager program and, if you want, the documentation to 
  81. some disk. It does not need any special libraries or devices except the usual
  82. ones.
  83. The program will run in English only.
  84.  
  85.  
  86. WB 2.1 and better installation:
  87.  
  88. Do the same as  described for WB 2.0,  but if you  want to use the program in
  89. German language you should also:
  90. - have the usual locale-files (locale.library, german language-file etc.)
  91. - copy the file ADDRESSMANAGER.CATALOG from ADDRESSM2.1/CATALOGS/DEUTSCH to
  92.   LOCALE:CATALOGS/DEUTSCH
  93.  
  94. AddressManager  will  only  run in  German language if you have this language 
  95. among you prefered languages (LOCALE-Prefs) BEFORE English.
  96.  
  97. -----------------------------------------------------------------------------
  98.  
  99. 4) CONFIGURATION
  100.  
  101. There are 3 methods of configuring AddressManager:
  102.  
  103. - from the Workbench:
  104.  
  105.   - AddressManager uses  the  WB-Screen,  and  so  all  prefrences of  the WB 
  106.     concerning resolution, colors, printer... will be taken over
  107.   
  108. - using the TOOLTYPES:
  109.  
  110. To  change the  TOOLTYPES just  click on  the icon of AddressManager once and
  111. call  INFORMATION  from  the  ICON-Menu  of  the  WB.  Now you can change the
  112. TOOLTYPES:
  113.   - DONOTWAIT  should  always be  there. If you have  AddressManager in  your 
  114.     WBStartup-drawer so that it  is started everytime you boot, this tooltype
  115.     makes the WB not wait for the programs answer. 
  116.   - POP_UP defines if the AddressManager window should be opened  immidiately
  117.     after starting or not. If it is set to NO the program will only create an
  118.     AppIcon  and  wait until you activate it.  This is  useful if you want to 
  119.     have the program in the WBStartup-drawer.  Otherwise this tooltype should
  120.     be set to YES.
  121.   - STD_MSGREQ enforces standard requesters for messages
  122.   - ASL_FILEREQ enforces ASL-filerequesters
  123.  
  124. - using the build-in-prefs.More about this in the chapter USING ADDRESSMANAGER
  125.   
  126. -----------------------------------------------------------------------------
  127.  
  128. 5) USING ADDRESSMANAGER
  129.  
  130. Starting:
  131.  
  132. - from the WB:
  133.  
  134.   Just double-click the AddressManager-icon to start the program. If you want
  135.   to load some data at the same time just click the AM-icon once, press SHIFT
  136.   and double-click the icon of the data-file. 
  137.  
  138. - from the Shell:
  139.   
  140.   AddressManager [FILE]
  141.  
  142.   FILE can be some data-file which you want to be loaded together with AM.
  143.  
  144.  
  145. Now you have started AddressManager. First some important information:
  146.  
  147. - AddressManager creates an  AppIcon on the WB.  If you  double-click  it the 
  148.   AM-Window will come to front. 
  149.   You can also drop an data-file-icon on the AppIcon to load it.
  150. - AddressManager creates an AppWindow. Just drop an file into it, and it will
  151.   be loaded.
  152. - The number of people you  can manage is only limited by the  amount of free
  153.   memory.
  154. - The name and the surname of every person will appear in the list on left of
  155.   the window. Just click on a name, and the corresponding data will appear in
  156.   the string gadgets on the right side of the window.
  157. - All gadgets have one underlined character. Just press the corresponding key
  158.   to activate the gadget. The list of entries plays a special role here:
  159.   - press just <x> to activate the next person
  160.   - press <SHIFT>-<x> to activate the previous person
  161.  
  162. Now some information about the functions of the gadgets, menus and so on:
  163.  
  164. - CLOSE-gadget
  165.   Ends the  program after  asking if you really want to end it and giving you
  166.   a chance to save your data.
  167. - ZOOM-gadget
  168.   This gadget  iconifies the program.  The  window is closed, but the data is 
  169.   still in the memory.  You can re-open the window by activating the AppIcon,
  170.   which is still on the WB.
  171. - SURNAME,NAME...
  172.   In these gadgets you just type in the data. You can jump from one gadget to
  173.   an other with TAB (or RETURN) or SHIFT-TAB. If you click on a person in the
  174.   list the corresponding data will also appear here.
  175.   If you leave the REMARKS-Gadget, you can press RETURN to add the  person in
  176.   the string-gadgets to  your list, clear the gadgets and activate  the first 
  177.   gadget automatically.  This makes it possible to enter several persons in a
  178.   row very quickly.
  179. - EXISTING ENTRIES
  180.   The names and surnames of all people can be seen here.  Just click on  them 
  181.   to recall the data.
  182. - NEW PERSON
  183.   After you have typed all  the data about a  person into the  string-gadgets
  184.   you  have to  use this  function to take it  over into the  actual  list of 
  185.   people. The new entry will be inserted into the alphabetical list.
  186. - DELETE
  187.   The last activated entry will be deleted.
  188.   The entry above it will be activated automatically.
  189. - UPDATE
  190.   If you want to change an existing entry, just  recall it by clicking  on it 
  191.   in the list of  existing entries. Then  change the contents of the  string-
  192.   gadgets. When you are satisfied with the new contents of these gadgets,just
  193.   use UPDATE. The data in the actual list will be updated now.
  194. - SAVE/LOAD
  195.   I suppose you already know what these functions are for!
  196.   After  calling one of them an  ASL- or REQTOOLS-filerequester appears. Here
  197.   you can select a directory and a file to load or save.
  198.   If you use the REQTOOLS.LIBRARY you have also the possibility of creating a
  199.   new directory in the SAVE-Requester. Just type the name of a directory that
  200.   does not exist yet,and the requester will ask you if you want to create it.
  201.   Before loading data AM checks if the previous data was changed since it was
  202.   saved for the last time. If it was you have a last chance to save it now.
  203.   Every saved file automatically gets an icon.
  204.   If you want to load a file, and there is already some data in your list, 
  205.   you can choose, whether you want to add the new data to the old or to
  206.   replace the old by the new.
  207.   The  saving-format is rather  compact, so  that you will need less place on 
  208.   disk the in memory for the same amount of data.If you want more information
  209.   about this  format  because you i.e. want to make your own  Manager-program
  210.   compatible to AddressManager just write me.
  211.  
  212. - PRINT
  213.   After  calling  this  function an  requester will  appear in  which you can 
  214.   if you want to print all the data, only the activated person or nothing.
  215.   More about the actual printing is to be found under PREFS.
  216.   Additionally there is a possibilty of printing on envelopes.If you use this
  217.   function only  the name,  the address and if you want also the country will
  218.   be   printed.  The   auto-centering  of  your  printer  will  be  activated
  219.   automatically.
  220.  
  221. - PREFS
  222.   The program can be configured here:
  223.   
  224.   - DIRECTORY
  225.     Here you  can type  in  your working-directory.  If  possible  it will be 
  226.     activated  everytime  you open a  file-requester until you  have selected 
  227.     some other directory there.
  228.     The short cut has two meanings:`D` activates the string-gadget, `d` opens
  229.     a requester in which you can select the directory.
  230.  
  231.   - THAT WILL BE PRINTED:
  232.     You can select an item in the listview-gadget and then :
  233.     - PRINT if selected the active item will be printed
  234.     - BOLD  if selected the active item will be printed bold
  235.     - SEPARATE (only if HORIZONTAL activated) :
  236.       - if activated the item will be separated from the next one by a line,
  237.         otherwise by a space
  238.     - CHARS (only if HORIZONTAL activated) : here you can say how many chars 
  239.       of the complete line belong to this item. The sum of all items and
  240.       separations cannot be higher then the lenght of a line of the printer 
  241.  
  242. EXAMPLE:
  243. Your PRINTER-Prefs look like this:
  244. Pica (10cpi)
  245. Left margin:  2
  246. Right Margin: 2
  247. So there are 76 columns left for AddressManager-output.
  248.  
  249. Surname    First name | Street               City            | Telephone     
  250. ----------------------------------------------------------------------------
  251. Xxxx       Xxxxx      | Xxxxx Xxx x          XXXXX XXXXXX    | XXXX/XXXXXX
  252. Yyyyyyy    Yyyyyy     | YYYY Yyy y           YYYYY Yyyyyyyy  | YYYYY/YYY
  253.                                                             
  254.    10         10      ^        20                 15         ^     12
  255.               |                      |
  256.                   Separation                 Separation
  257.  
  258. To get this output you have t o deactivate PRINT in BIRTHDAY, COUNTRY and in
  259. REMARKS. The values of CHARS should be:
  260. Surname    : 10
  261. Firts name : 10
  262. Street     : 20
  263. City       : 15
  264. Telephone  : 12
  265. Also the SEPARATE-gadget should be activated in FIRTS NAME and CITY.
  266.  
  267.     - If HEADERS is activated each line or column begins with NAME:, REMARKS:
  268.       etc.
  269.     - SURNAME FIRST makes the program print the surname before the first name
  270.     - ONLY EXISTING... (only in VERTICAL-mode) makes the program NOT print 
  271.       empty lines like
  272.         
  273.       Remarks:
  274.  
  275.   - SAVE
  276.     The new  prefs will be  taken over  and  saved in  your ENV: and  ENVARC: 
  277.     directories. Therefore they will be automatically activated next time you
  278.     boot.
  279.   - SAVE AS...
  280.     You can save the configuration somewhere to use it later
  281.   - LOAD
  282.     Loads a saved configuration
  283.   - USE  
  284.     The new prefs will be taken over and saved in your  ENV:-directory. So it
  285.     will be valid until you turn off your computer or reboot.
  286.   - CANCEL
  287.     The new prefs will neither be taken over nor saved.
  288.  
  289. - PARAMETERS
  290.   After activating this function a new window  appears.  Here you can type in 
  291.   the criterion after which a person will be searched. You can use all joker-
  292.   signs  like "#?" which  you  already  know  from the  Shell.  The searching 
  293.   algorythm does not make any difference between normal and capital  letters.
  294.   After finishing this just click on OK!.
  295.   You  can also  switch  between the  gadgets by  pressing TAB (or RETURN) or 
  296.   SHIFT-TAB.
  297.  
  298. - SEARCH
  299.   Now the list of people will be serched through from the beginning, and if a
  300.   person fits all the conditions it will be activated and shown in the string
  301.   -gadgets. Otherwise the message "Not found!" will be displayed.
  302.  
  303. - GO ON
  304.   This  function  continues  searching  from the  position where it was  last 
  305.   stopped  under  the  same  conditions. If you  have not  called the SEARCH-
  306.   function before, or if the whole list has already been searched this gadget
  307.   shows no effects. 
  308.  
  309. - NEW
  310.   Clears the complete list.
  311.  
  312. - CLEAR
  313.   Clears the string-gadgets.
  314.  
  315. - using of the menus:
  316.   Some important functions can be called from the menu too.
  317.   There are also functions only available from the menu:
  318.    - ABOUT
  319.      Shows some information about the program.
  320.    - SAVE
  321.      Saves under the old file-name without opening a requester.
  322.  
  323. -----------------------------------------------------------------------------
  324.  
  325. 6) HISTORY
  326.  
  327. - AddressManager V1.0 (07.11.1993) is the first released version.
  328. - AddressManager V1.1 (20.11.1993) :
  329.   - if  you  leave  any  string-gadget (in  the main window or in the SEARCH-
  330.     window) by  pressing  RETURN the next gadget will be activated (suggested
  331.     by Thortsen Schulz)
  332. - AddressManager V1.2 (10.02.1994) :
  333.   - fixed a bug: the PUBLICSCREEN is now correctly unlocked after leaving the
  334.     program
  335.   - a lot of small changes in the user interface:
  336.     - all windows are  redesigned. They take less place on the screen now, so
  337.       they even can be opened on a 640*200 screen (NTSC HighRes normal size)
  338.     - ABOUT, PREFS and SEARCH windows are centered in the main window
  339.     - if you use REQTOOLS.LIBRARY the requesters are better now:
  340.       - all requesters are centered in the main window 
  341.       - the SAVE-Requester allows you to create new directories
  342. - AddressManager V1.3 (13.03.1994) :
  343.   - the stack is now allocated automatically
  344.   - removed an unnecessary string from the main window
  345.   - changed the handling of the string gadgets in the main window,so that you
  346.     can enter several persons in a row much faster now (see also "USING...") 
  347. - AddressManager V1.4 (29.05.1994)
  348.   - you can use a requester to select your prefered directory in the prefs
  349.   - OS 3.0`s NewLookMenus are now used
  350.   - fixed a minor bug: When iconified,  AddressManager  did not  release  the
  351.     WB-Screen completely, so you could not e.g. change  the screen mode until
  352.     you left AM.
  353. - AddressManager V2.0 (13.06.1994):
  354.   - new prefs, print and search functions
  355.   - lots of intern optimizations
  356. - AddressManager V2.1 (04.07.1994):
  357.   - the tooltypes are now more logical
  358.   - you can add new data from a file to the existing list
  359.   - rewriten some funktions (save,load...) to save some code (about 2K)
  360.   - fixed a bug in the new print-function
  361.   - the DEFAULT TOOL of the data-files is now set correctly
  362.   - there are now 2 installer scripts: german and english
  363.   - now PD, not SHAREWARE anymore
  364.  
  365. -----------------------------------------------------------------------------
  366.  
  367. 7) FUTURE PLANS
  368.  
  369. - use good ideas, which I hope to get from you
  370.  
  371. I will of  course double my  efforts if I know that there are  people who use 
  372. the programm. You can show me that you use AddressManager by sending me some
  373. money, a small gift or a letter (see also CREDITS).
  374.  
  375. -----------------------------------------------------------------------------
  376.  
  377. 8) CREDITS
  378.  
  379. AddressManager V2.1 and all files coming along with it were developed by:
  380.  
  381.               MICHAEL SCHIKORA
  382.                 CHEMNITZER WEG 1
  383.                 53119 BONN
  384.               GERMANY
  385.  
  386. Send all bug-reports, ideas, letters, postcards, money, gifts etc. to this
  387. address. 
  388.  
  389. Testing:
  390. THORSTEN SCHULZ
  391. MICHAEL SCHIKORA
  392.  
  393. Thanks to:
  394. NORBERT PÜSCHEL for his help
  395.  
  396. -----------------------------------------------------------------------------
  397.  
  398. ©1994 Michael Schikora
  399.